Seit 1.1.2017 traten einige wichtige Änderungen in Kraft, die für viele Selbständige und Unternehmer in der Folgezeit (nicht heute, aber durchaus in den kommenden Jahren) erhebliche Auswirkungen haben können.

Die gute Nachricht ist: wenn Sie über eine lizensierte Software die Finanzbuchhaltung, die Personalabrechnung und die Anlagenbuchhaltung erstellen (lassen),  sind Sie auf der rechtssicheren Seite.

Was ist jetzt aber praktisch darüber hinaus wichtig?

  1. Aufbewahrungsfristen: für alle Buchhaltungsdaten 10 Jahre, für alle Hintergrundbelege und Nachrichten im Zusammenmang mit buchungsrelevanten Vorfällen 6 Jahre.
  2. Automatisierung der Bearbeitung von Steuererklärungen – steuerliche Anmeldungen, Steuerfestsetzungen, Zinserhebungen (Säuminszuschläge nicht explizit genannt) geschehen ab jetzt automatisch.
    Über ein sogenanntes „Freitextfeld“ können Angaben gemacht werden, die erzwingen, dass „ein Mensch“ sich der Sache annimmt. Auch kann expliziert gefordert werden, dass ein Bearbeiter tätig wird.
    Das bedeutet im Grunde, dass auch sämtliche Mahnbescheide für verspätete Meldungen automatisiert ausgegeben werden.  Entsprechende Fehler werden hierbei auch auftreten.
    Also in keinem Fall seinen Unmut zeigen, die Maschine hat keine Seele und kennt kein Erbarmen.
  3. Verlängerung von Abgabefristen für die Einkommensteuererklärungen bzw. Bilanzen für Selbsteinreicher: ab 2018 der 31.7.2018 (für das Geschäftsjahr 2017) und für Steuerberater-Kunden Februar 2019.
  4. Pflicht zum Vorhalten eines GoDB-sicheren Zugriffs auf die Buchhaltungsdaten
    (ist bei Lexware-Produkten z.B.  gewährleistet)
    Allerdings wird auch auf die Aussagekraft von Belegen hingewiesen und empfohlen, diese am besten zu digitalisieren.
    Im Grunde kann mit der Digitalisierung von Belegen die Papierablage eingespart werden.
    Empfindlich leiden werden all diejenigen, deren Papierbelege - insbesondere die Thermo-Transfer-Druckbelege – zum Zeitpunkt der Prüfung unleserlich sind.
    Also kann man sich auch gleich angewöhnen, alle Belege zu scannen.
    Da lohnt es sich unter Umständen, einen eigenen Belegscanner anzuschaffen, falls IhrSteuerbüro diesen Service nicht anbietet oder es recht teuer ist. Außerdem können Sie in diesem Fall – in Absprache mit Ihrem Buchhaltungs-/Steuerbüro, die Übermittlung von Papierbelegen deutlich herunterfahren, viellicht sogar auf Null.
    Man muss sich nur bei der Bezeichnung auf ein gemeinsames System einigen.
  5. Plicht zum Vorhalten eines GoDB-sicheren Zugriffs auf die Kassendaten.
    Wer zum Führen einer  elektronischen Registrierkasse verpflichtet ist, muss den Datenzugriff auf seinen „Fiskalspeicher“ bis zu 10 Jahre rückwirkend, und am besten noch permanent über eine Internetleitung, gewährleisten. Kassenanbieter rüsten gern auf.
    PC-basierte Registrierkassen erfüllen in der Regel diesen Standard und müssen allenfalls noch beim Finanzamt „angebunden“ werden.
    Es wird in aller Deutlichkeit darauf hingewiesen, dass Rechnungen als Worddokumente und Kassenberichte als Exceldokumente oder gar in handgeschriebener Form NICHT MEHR akzeptiert werden.
    Mit anderen Worten: um nicht zu riskieren, dass die Buchhaltung verworfen wird und Steuerschätzungen vorgenommen werden können, lohnt sich der Umstieg auf ein Rechnungsprogramm oder eine GoDB-sichere Kasse. Alles andere könnte teuer werden.
    Aus Erfahrung darf ich sagen: Umsatz-Steuerprüfungen erfolgen in der Regel für 3 Jahre. Wenn das Finanzamt hier mal  „gut verdient“ hat, folgt in der Regel auch die nächste Prüfung wieder in 3 Jahren.
  6. Mindestlohn
    Der Mindestlohn ist ab 1.1.2017 von 8,50 € auf 8,84 €/h gestiegen. Ggf. müssen Arbeitsverträge angepasst werden.
    Besonders Minijobverträge an der Grenze von 450,- € laufen Gefahr, durch die Anhebung jetzt in den sozialversicherungspflichtigen Bereich zu rutschen.
    Fällt das erst nach Jahren bei einer Prüfung auf, kann´s richtig teuer werden.
    Alle anderen Änderungen wie beim Sozialkassenmeldeverfahren, die Anhebung der Sachbezugswerte für kostenlose Überlassung von Mahlzeiten oder aber die steuerlichen Vergünstigungen für Elektroauto-Käufer oder Unternehmen, die das Aufladen der Fahrzeuge im Betrieb verbilligt oder kostenlos gestatten, sind eher spezieller Natur.

FAZIT

Das Finanzamt wird noch unpersönlicher – die Automatisierung und Digitalisierung schreitet fort, die laufende Fernkontrolle für Registrierkassenpflichtige nimmt eine neue Dimension an.

Damit werden auch kleinere Unternehmen und Freiberufler gezwungen, technisch und softwareseitig aufzurüsten und/oder die Dienstleistungen der Digitalisierung zu bezahlen.

Oder man macht so weiter wie bisher und lässt es drauf ankommen… (besser nicht).  

Der einzige Trost: die Abgabefristen für den Jahresabschluss wurden verlängert. Aber was hilft das? Man muss trotzdem jährlich abgeben, jetzt nur später.

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