Vor vielen Jahren hörte ich mal: „Mit der Einführung des  digitalen Büros werden wir bald keine Aktenschränke, Ordnerregale und Archive mehr brauchen…“.

In Wahrheit haben wir erlebt, dass der Aufwand für die Schaffung  paralleler Papier- und digitaler Dokumentenablagen deutlich gestiegen ist, denn die digitale Ablage wird häufig zusätzlich zur Papierablage geführt.

Das Gefährlichste aber ist, wenn die Verschlagwortung (Indexierung) der Dokumente nicht nach einem einheitlichen System und für alle Benutzer gleichsam verständlich erfolgt.
Außerdem sollte die digitale Ablage in ihrer Ordnerstruktur (der Systematik der Ordnerbezeichnungen) möglichst mit der Papierablage identisch sein.

Mit anderen Worten: nicht nur, dass die hohen und wachsenden Bürokratiekosten in Deutschland von vielen,  vor allem von Freiberuflern, kleinen und mittleren Unternehmen beklagt werden; das Hauptproblem ist jedoch, dass man in keiner Schule lernt, wie man ein Papier- und elektronisches Paprallelablagesystem so errichtet, dass

  1. es einfach für jeden Benutzer nachzuvollziehen ist
  2. es ausbaufähig in der Breite, dem Differenzierungsgrad und der Zeit ist
  3. jeder Mitarbeiter weiß, wie er neue Dokumente indexieren (verschlagworten, bezeichnen) muss oder wo er diese abzulegen hat, damit sie nicht verschwinden, sondern (auch von anderen!) wiedergefunden werden können,
  4. jeder Mitarbeiter in der Lage ist, neue Ordner in beiden Systemen synchron anzulegen
  5. man genau weiß, welche Dokumente man scannen muss, darf oder besser nicht scannt und welche Papierdokumente schließlich wann entsorgt werden können, um Platz zu schaffen bzw. zu sparen.

Die gute Nachricht ist: es gibt doch für alles Spezialisten! Die machen das. Nur vergessen wir nicht: Service muss man sich leisten können. Und letztlich nehmen es auch diese Dienstleister uns nicht ab, ein Ablagesystem zu errichten.

TIP: Als sehr wegweisend und vorbildlich ist mir digitalisierung-service.de aufgefallen.
Auf dieser Seite werden Sie ausnahmsweise nicht noch mehr verwirrt, sondern erhalten viele gute konkrete handlungspraktische Hinweise.

Wie gesagt: die wichtigste Investition in diesem Jahr könnten ein Dokumentenscanner und eine Schulung zu Ablagesystemen sein. Lassen Sie nicht die  Bürokratie siegen, sondern trotzen Sie ihr durch eine clevere Ablage, so blöd das auch klingen mag. Aber im Datenchaos zu versinken kann einen Kleinbetrieb an den Rand seiner Existenz bringen. Bauen Sie am Sockel!

Oder wie letztens jemand sagte: „Gestern standen wir Abgrund, heute sind wir einen Schritt weiter…!“

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